Vous en avez marre d'attendre que vos documents soient remis à temps ?
Ou encore que la collaboration génère un trop grand nombre d'allers-retours par mail ?
Centralisez vos interactions documentaires sur Viapazon
pour une collaboration fluide et efficace du listing jusqu’à la signature.
Plus besoin de démultiplier les canaux d’échanges.
1. Créer des établissements
Intégrez les parties prenantes essentielles à la collaboration documentaire, organisées par établissement.
L'ensemble de vos espaces collaboratifs à un endroit, vos tâches en un clin d'œil.
Visualisez et gérez les établissements et leurs partenaires présents dans l'espace de collaboration.
Paramétrez la confidentialité des établissements
Dans l'annuaire, visualisez l'ensemble des parties prenantes de votre espace réparties dans leurs différents établissements.
2. Intégrer des partenaires
Chaque établissement peut accueillir un nombre illimité de personnes. Vous aurez la possibilité d’administrer des rôles afin de diffuser les efforts de collaboration.
3. Demander et collecter des documents
Importez une arborescence de dossiers et créez des listes de documents à récupérer, déjà classés, déjà nommés.
Retrouvez facilement les documents grâce à notre système de filtre (à mettre à disposition, à éditer, à signer…) et initiez des actions concrètes :
- Désigner des propriétaires pour les déposer,
- Solliciter des partenaires pour les modifier ou les signer,
- Déplacer les documents récupérés dans la dataroom (VDR)
Créez votre arborescence directement sur Viapazon, dossiers, sous-dossiers, listez toute votre documentation de manière simple et rapide.
Une arborescence existante ? Utilisez notre fonctionnalité de drag & drop afin de récupérer l'ensemble de vos dossiers / documents / noms de documents.
Un système de filtre est disponible afin de suivre l'état de toute votre documentation.
Facilitez la collecte de la documentation en désignant un propriétaire afin de créer des tâches personnalisées. Un document tarde à être mis à disposition ? Relancez le propriétaire en un clic.
Modifiez votre documentation directement sur Viapazon et ne conservez qu'une seule version de référence du document.
La signature est directement intégrée dans Viapazon
4. Éditer et signer la documentation
Pour faciliter la collaboration, éditez vos documents Word directement sur Viapazon. Chaque modification réalisée est enregistrée enclenchant la création d’une nouvelle version du document. Une arborescence est disponible pour accéder à toutes les versions du document.
Un onglet Q&A est accessible sur chaque document pour poser vos questions avant de l’envoyer en validation.
Après modification et validation, le document peut être signé directement sur Viapazon et en toute sécurité grâce à notre partenaire Yousign.
5. Paramétrer la confidentialité et piloter les accès
Gérez de façon exhaustive les autorisations d’accès aux documents au sein de Viapazon (partage avec ou sans contrôle des accès, visibilité restreinte).
Administrez et pilotez les accès des documents présents dans la dataroom pour vérifier que les autorisations sur un document ont été correctement configurées.
Gérez vos accès selon le niveau de confidentialité. souhaité
Filtrez la visualisation des accès par établissement et partenaire
Chacun trouvera sa place sur Viapazon,que ce soit pour déposer des documents, intégrer des collaborateurs ou administrer librement ses interactions documentaires.
