Dans le cadre d’une opération de fusion-acquisition (M&A), la préparation et l’organisation des documents sont des étapes importantes pour assurer la fluidité du processus. La dataroom, souvent présentée sous forme de plateforme collaborative et sécurisée, devient le lieu central où les différentes parties prenantes—acquéreurs potentiels, investisseurs, conseillers financiers, avocats—peuvent accéder aux informations nécessaires.
Cet article vous guidera sur les types de documents que vous devez impérativement inclure dans votre dataroom. Nous vous proposons également de télécharger notre index gratuit.
1. Documents d’entreprise
Ces documents constituent la base de toute dataroom et permettent à l’acquéreur de comprendre la structure et l’organisation de l’entreprise cible.
- Statuts de la société : version actuelle des statuts et leurs amendements.
- Extraits Kbis : historique et statut légal actuel de la société.
- Organigramme : schéma de l’organisation de la société, incluant les principales filiales.
- Procès-verbaux des réunions du conseil d’administration et des assemblées générales : historique des décisions stratégiques.
2. Documents financiers
Les documents financiers sont essentiels pour évaluer la santé financière de l’entreprise.
- États financiers audités : comptes de résultat, bilans et tableaux de flux de trésorerie des trois à cinq dernières années.
- Rapports financiers intermédiaires : inclure les états financiers trimestriels ou mensuels les plus récents.
- Prévisions financières : business plan, projections de trésorerie, prévisions de revenus et de bénéfices.
- Tableaux de capitalisation : liste des actionnaires et répartition des actions.
- Dettes et engagements financiers : documentation sur les emprunts, lignes de crédit, garanties.
3. Documents juridiques
La section juridique couvre les éléments qui pourraient représenter des risques ou des responsabilités.
- Contrats commerciaux : contrats avec les clients, fournisseurs, partenaires stratégiques, distributeurs…
- Accords de confidentialité et de non-concurrence : accord signés avec les employés et les partenaires.
- Litiges en cours ou potentiels : documentation sur les procès, réclamations en cours.
- Propriété intellectuelle : brevets, marques, droits d’auteur, licences, et toute documentation relative à la protection des innovations.
4. Documents opérationnels
Ces documents permettent d’évaluer l’efficacité des processus internes et la position concurrentielle de l’entreprise.
- Rapports de production et d’exploitation : processus opérationnels, capacités de production, maintenance.
- Études de marché et rapports stratégiques : positionnement sur le marché, analyse SWOT, rapports d’analystes sectoriels.
- Liste des principaux clients et fournisseurs : description et volume des relations avec les clients clés et les fournisseurs critiques.
- Plans et stratégie de croissance : développement de produits, expansion géographique, stratégie d’innovation.
5. Ressources humaines
Cette catégorie évalue la composition de l’équipe et les risques associés à la gestion du personnel.
- Contrats de travail : contrats des employés, politiques de rémunération, bonus, et avantages.
- Organigramme des ressources humaines : structure de l’équipe, niveaux hiérarchiques.
- Politiques RH : documentation sur les politiques de gestion du personnel, plans de succession.
- Historique des litiges sociaux : grèves, conflits sociaux, réclamations de travail.
6. Documents environnementaux et de conformité
L’acquéreur doit être informé des engagements de la société en matière de durabilité et de conformité.
- Rapports de conformité : certifications, conformité réglementaire, audits externes.
- Documentation environnementale : impact écologique, stratégies de développement durable, risques environnementaux.
- Permis et licences : autorisations d’exploitation, certificats réglementaires, documents relatifs aux normes de sécurité.
Conclusion
L’inclusion de ces documents dans une data room pour une opération de fusion-acquisition est essentielle pour assurer une transaction sans accrocs. En structurant soigneusement ces informations, vous faciliterez l’étape de collecte documentaire et contribuerez à établir une relation de confiance avec les parties prenantes.
Pour vous aider à organiser efficacement votre dataroom, nous vous proposons de télécharger un index gratuit avec une architecture de documents clé en main. Cet outil vous guidera dans la structuration de vos informations, garantissant ainsi que rien d’important ne soit omis.
Pour rappel, Viapazon est une dataroom collaborative française dédiée aux transactions complexes permettant de :
- Lister et organiser l’intégralité de la documentation transactionnelle,
- Collaborer avec l’ensemble des parties prenantes dans un espace sécurisé,
- Modifier les documents et accéder à l’ensemble des versions antérieures à un seul endroit,
- Signer les documents grâce à notre partenaire Yousign directement dans Viapazon
Avec la Dataroom Viapazon, gérez l’ensemble du cycle de vie d’un document à un seul endroit.
